Wie sieht Ihr typischer Arbeitsalltag aus?

Einen einzigen typischen Arbeitstag gibt es nicht, aber mehrere typische: Der längste Arbeitstag ist der Donnerstag, wenn eine Ratssitzung stattfindet. Um diese Sitzungstage wird dann der gesamte Monats- und Wochenrhythmus geplant; sie sind quasi der Höhepunkt auf den man hinarbeitet und der danach nachbearbeitet werden muss.

Wie sieht das konkret aus?

Am Vortag richte ich den Ratssaal ein, denn der Sitzungstag selbst beginnt so oder so schon sehr früh. Ich stelle die letzten Dinge bereit, wie zum Beispiel die Präsenzliste sowie die Konferenzanlage. Am Sitzungstag selbst treffe ich als Erste im Rathaus ein, denn alles muss für den Sitzungstag bereit sein. Danach empfange ich die eintreffenden Personen, die ersten Parlamentarierinnen und Parlamentarier, die Medienschaffenden sowie je nach Interesse der Öffentlichkeit die Gäste aus der Bevölkerung. Die Sitzungen sind öffentlich und für alle zugänglich. Nun ist es meine Aufgabe, einen reibungslosen Ablauf der Sitzung zu gewährleisten.

Ich bin übrigens nicht nur die Leiterin des Sekretariats, sondern gleichzeitig auch die Weibelin des Grossen Stadtrates; ich trage aber keine Uniform. Ich betreue die Medien, weise die Gäste ein, versuche, omnipräsent zu sein und beantworte Fragen bis die Sitzung beginnt und ich die Türe schliesse.

Sind Sie während der Sitzung im Saal?

Ja, ich sitze im Ratsaal neben der Türe und schaue, dass alles ruhig abläuft, zum Beispiel wenn jemand während der Sitzung den Raum verlässt. Manchmal ist es auch notwendig, während der Sitzung Unterlagen auszuteilen. Ansonsten bin ich einfach da, falls jemand etwas braucht.

Und nach der Sitzung?

Nach der Sitzung folgen das ganze Aufräumen sowie die Nachbearbeitung der Sitzung, dazu gehört auch das Verfassen der Medienmitteilung. Wir geben nach jeder Sitzung ganz kurz bekannt, was bei welchem Geschäft beschlossen wurde. Die Nachbereitung der Sitzung beginnt manchmal noch am selben Tag, manchmal am nächsten; das ist abhängig davon, wie lange die Sitzung dauerte. Da die Detailverarbeitung nicht zwingend umgehend erledigt sein muss, darf und muss dies meistens etwas warten. Diese Tage sind in der Regel sehr lang, da freut man sich auf den Feierabend.

Was ist ein weiterer typischer Tag?

Ein anderer typischer Tag, oder Woche, ist das Vorbereiten der Kommissionssitzungen. Ich nehme die Unterlagen des Stadtrates laufend entgegen und organisiere selbständig die entsprechenden Kommissionssitzungen. Das heisst, ich stelle die Traktanden zusammen, schätze die benötigte Zeit ab, reserviere Sitzungszimmer und lade externe Gäste ein. Je nach Geschäft sind Rücksprachen mit der Verwaltung notwendig, wann das Geschäft fertig ist, es traktandiert werden kann und wann der Versand erfolgen kann.

Dann folgen Absprachen betreffend Ver-sandtermin und danach der Versand der Unterlagen. Da wir vier ständige Kommissionen haben, die je einmal im Monat – gleichzeitig – tagen, gibt es solche Tages- bzw. Wochenabläufe häufiger.

Die Sitzungstage der Kommissionen sind in der Regel auch lang. Ich nehme an den Sitzungen jedoch nicht teil, die Verantwortung während der Sitzung habe ich an die verantwortlichen Protokollführer/innen delegiert. Da ich aber die Unterlagen für die Kommissionssitzungen zusammenstelle und für die Organisation im Vorfeld zuständig bin, bleibe ich für den Notfall oder Rückfragen im Haus.