Abhaken motiviert

To-Do-List als Arbeits- und Ordnungshilfe

To-Do-Listen sind keine neue Erfindung, aber ein einfaches und praktisches Instrument, um ohne grossen Aufwand den Alltag effizienter zu gestalten. Die To-Do-List hilft, nichts zu vergessen und Ordnung in die Gedanken zu bringen. Sie dient ausserdem der Erfolgskontrolle und gibt das gute Gefühl, wieder etwas erledigt zu haben.

Pendenzen- oder To-Do-Listen sind ein Mittel der Selbstorganisation. Sie ordnen Gedanken sowie unerledigte Arbeiten und unterstützen die Organisation von Anlässen, Projekten, Besprechungen oder Verhandlungen. Sie sind sowohl für die Arbeitsplanung jedes Arbeitnehmers wie auch für die Zusammenarbeit im Team oder für die gemeinsame Arbeit an einem Projekt geeignet. In Unternehmen dienen To-Do-Listen oft auch der Vereinheitlichung von Arbeitsabläufen und –prozessen und stellen sicher, dass nichts vergessen geht.

Positive Effekte

To-Do-Listen geben sowohl chaotischen wie auch gut organisierten Menschen das Gefühl, alles besser im Griff zu haben und nichts (oder weniger…) zu vergessen. Sie helfen Aufgaben und Tätigkeiten pünktlicher zu erledigen und verschaffen einen Überblick, was noch alles erledigt werden muss. Gleichzeitig dienen sie als Erfolgskontrolle.

Überdies helfen sie, das Gedächtnis zu entlasten. Studien haben belegt, dass uns Menschen unerledigte Aufgaben weiterhin im Gedächtnis herumschwirren und so die Konzentration bei der Erledigung anderer Arbeiten beeinträchtigen. Das Notieren der noch unerledigten Aufgaben hilft, den Kopf für andere Arbeiten frei zu bekommen. Es scheint auf die Konzentrationsleistung einen ähnlichen Effekt zu haben, wie wenn die Arbeit tatsächlich bereits erledigt wäre.

Zusätzlich wirkt das Abhaken oder Streichen einer erledigten Aufgabe motivierend und gibt ein gutes Gefühl.

Die optimale To-Do-List

Wie eine optimale To-Do-List-Liste geführt werden sollte, kann nicht allgemeingültig definiert werden, denn die beste Liste ist diejenige, die für einen selbst gut funktioniert und nicht mehr Aufwand generiert als die zu erledigenden Aufgaben selbst.

Eine To-Do-Liste muss einfach und handlich sein, damit ihre Aktualisierung nicht zu einem ungewünschten Aufwand wird; ist die Liste zu komplex und aufwändig in der Pflege, besteht die Gefahr, dass ihre Pflege mehr Stress statt Entlastung bringt. Im Vordergrund steht klar die Erledigung der Arbeit und nicht die Bewirtschaftung einer vollständigen und komplexen To-Do-List.
Zweck der To-Do-List ist, die Aufgaben und Arbeiten sichtbar zu machen und Freiräume zu schaffen. Sie soll entlasten und sofort wirken. Hierfür muss sie stets präsent sein und regelmässig aktualisiert werden. Eine überladene Liste, die einfach nicht kleiner wird, demotiviert genauso wie zu viele Listen, die unmöglich abgearbeitet werden können.

Hilfreich kann sein, die zu erledigenden Arbeiten und Aufgaben nach ihrer Relevanz und Dringlichkeit zu sortieren. Empfohlen wird von manchen Experten die Anwendung der 1-3-5-Regel, bei der die To-Do-Liste aus drei Blöcken besteht: Ganz oben auf der Liste steht nur 1 Punkt, nämlich die wichtigste Aufgabe des Tages, die erledigt werden muss. Darunter folgen 3 wichtige Aufgaben, die ebenfalls erledigt werden sollten. Im letzten Block folgen 5 kleinere Aufgaben, die man zwar ebenfalls abarbeiten sollte, die aber nicht zwingend noch am selben Tag erledigt werden müssen. Bei grossen oder komplexen Aufgaben kann es ausserdem hilfreich sein, sie in kleinere Teilschritte zu zerlegen.

Experten raten ausserdem von Apps oder anderen technischen To-Do-Listen ab, da handschriftliche Notizen einen höheren Merkeffekt haben, praktischer als erledigt abgehakt werden können und keine Abhängigkeit von technischen Hilfsmitteln besteht.

Es sollte dabei aber darauf geachtet werden, dass die zu erledigenden Aufgaben auf maximal einem Blatt Platz finden, da eine «Zettelwirtschaft» dem gewünschten Effekt in der Regel entgegenwirkt.

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