Wie erhält man von KI bessere und zuverlässigere Antworten? Das ist entscheidend für den guten Einsatz von KI – insbesondere am Arbeitsplatz. Das wollen wir alle können und das ist auch möglich. Und wer weiss wohl am besten, wie es geht? Wir haben die KI gefragt, was wir tun müssen, damit sie zufrieden und leistungsfähig ist. Das ist die Antwort.
Künstliche Intelligenz ist schnell und gründlich. Ob für Recherchen, Textentwürfe, Ideenfindung oder Problemlösungen – KI-Systeme wie ChatGPT können in wenigen Sekunden umfangreiche Informationen liefern. Auch in der öffentlichen Verwaltung werden solche Werkzeuge zunehmend genutzt, beispielsweise zur Vorbereitung von Berichten, zur Strukturierung von Informationen oder zur Unterstützung bei administrativen Aufgaben.
Die Qualität der Antworten hängt jedoch entscheidend von einer Sache ab: Dem Prompt – einfacher und verständlicher gesagt: Fragestellung, Arbeitsanweisung.
Präzise und strukturiert
Als Prompt bezeichnet man damit die Eingabe im Textfeld, die man einer KI gibt. Viele Nutzer stellen fest, dass sie auf dieselbe Frage unterschiedliche Ergebnisse erhalten können. Der Grund dafür liegt häufig nicht in der KI selbst, sondern in der Art der Anfrage. Wer präzise und strukturiert promptet, erhält in der Regel deutlich bessere Ergebnisse.
Dabei ist Prompting keine technische Spezialdisziplin für Informatiker oder KI-Experten. Vielmehr handelt es sich um eine neue Form der Kommunikation. Wer lernt, einer KI klare Aufgaben zu geben, kann ihr Potenzial wesentlich besser nutzen. In gewisser Weise ähnelt dies der Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden oder externen Fachpersonen: Je klarer die Aufgabenstellung, desto besser das Resultat.
Gerade in der öffentlichen Verwaltung, wo Informationen korrekt, nachvollziehbar und zielgruppengerecht aufbereitet werden müssen, kann gutes Prompting einen erheblichen Unterschied machen. Es spart Zeit, verbessert die Qualität von Entwürfen und unterstützt bei der Strukturierung komplexer Themen.
Öffentliches Personal Schweiz hat mit KI gesprochen, hier sind die Antworten.
Was ist ein guter Prompt?
Ein guter Prompt beschreibt möglichst genau, was man erreichen möchte. Die KI kann nur mit den Informationen arbeiten, die sie erhält. Unklare oder sehr allgemeine Fragen führen daher oft zu oberflächlichen Antworten. Ein einfaches Beispiel:
| Schlechter Prompt: | Erkläre Datenschutz. |
| Besserer Prompt: | Erkläre die wichtigsten Grundsätze des Datenschutzes für Mitarbeitende einer kantonalen Verwaltung in der Schweiz. Nenne typische Risiken im Arbeitsalltag und erläutere die wichtigsten Verhaltensregeln in verständlicher Sprache. |
Im zweiten Beispiel kennt die KI das Ziel, die Zielgruppe und den gewünschten Umfang der Antwort. Noch deutlicher wird der Unterschied bei komplexeren Fragestellungen.
| Schlechter Prompt: | Wie kann eine Gemeinde digitaler werden? |
| Besserer Prompt: | Welche digitalen Dienstleistungen könnten in einer Schweizer Gemeinde mit rund 10’000 Einwohnern eingeführt werden? Berücksichtige Kosten, Nutzen für die Bevölkerung, organisatorische Herausforderungen und Datenschutzaspekte. Stelle die Ergebnisse in einer Tabelle dar. |
Je mehr relevante Informationen die KI erhält, desto besser kann sie die Antwort auf die tatsächlichen Bedürfnisse zuschneiden.
Warum gute Prompts so wichtig sind
Viele Menschen erwarten von einer KI sofort perfekte Antworten. Tatsächlich funktioniert die Zusammenarbeit mit KI jedoch ähnlich wie ein Gespräch mit einer Fachperson. Wer nur eine allgemeine Frage stellt, erhält meist eine allgemeine Antwort. Wer hingegen präzise Anforderungen formuliert, bekommt deutlich bessere Ergebnisse.
Ein guter Prompt hilft der KI dabei,
– den Kontext zu verstehen,
– die richtige Zielgruppe anzusprechen,
– den gewünschten Detaillierungsgrad zu wählen,
– relevante Aspekte zu berücksichtigen,
– die Antwort sinnvoll zu strukturieren.
Dadurch steigt nicht nur die Qualität der Antwort, sondern häufig auch deren praktische Nutzbarkeit.
Die wichtigsten Regeln für erfolgreiche Prompts
1. Das Ziel klar formulieren
Zu Beginn sollte klar sein, welches Ergebnis erwartet wird. Möchte man eine Zusammenfassung, eine Analyse, einen Vergleich oder konkrete Handlungsempfehlungen?
| Beispiel: | Vergleiche die Vor- und Nachteile von Homeoffice und Präsenzarbeit für Mitarbeitende einer öffentlichen Verwaltung in der Schweiz. |
| Noch besser: | Vergleiche die Vor- und Nachteile von Homeoffice und Präsenzarbeit für eine Gemeindeverwaltung mit 50 Mitarbeitenden. Berücksichtige Produktivität, Bürgerkontakt, Datenschutz und Führung. Formuliere eine Empfehlung für die Verwaltungsleitung. |
Je genauer das Ziel beschrieben wird, desto zielgerichteter fällt die Antwort aus.
2. Kontext liefern
Je mehr relevante Hintergrundinformationen vorhanden sind, desto genauer kann die KI antworten.
| Beispiel: | Ich arbeite in einer Gemeindeverwaltung und soll einen Informationsanlass für die Bevölkerung zum Thema digitale Dienstleistungen vorbereiten. Welche Themen sollten behandelt werden? |
Der zusätzliche Kontext ermöglicht eine wesentlich gezieltere Antwort.
Hilfreiche Kontextinformationen können sein:
– Organisationsgrösse
– Zielsetzung
– Budget
– Zeitrahmen
– rechtliche Rahmenbedingungen
– vorhandene Ressourcen
– politische Vorgaben
| Beispiel: | Unsere Gemeinde plant die Einführung eines Online-Schalters. Das Budget ist begrenzt und die Bevölkerung besteht zu einem grossen Teil aus älteren Personen. Welche Funktionen sollten prioritär umgesetzt werden? |
Mit diesen Angaben kann die KI wesentlich praxisnähere Empfehlungen liefern.
3. Zielgruppe definieren
Die gleiche Information kann für unterschiedliche Zielgruppen unterschiedlich aufbereitet werden.
Beispiele:
– Erkläre es einem Primarschüler.
– Erkläre es einer Gemeinderätin ohne Fachkenntnisse.
– Erkläre es einem IT-Spezialisten einer kantonalen Verwaltung.
Dadurch passt die KI Sprache, Detailtiefe und Beispiele entsprechend an.
Ein häufiger Fehler besteht darin, die Zielgruppe nicht zu nennen. Dadurch entsteht oft eine Antwort, die entweder zu technisch oder zu oberflächlich ist.
| Praxisbeispiel: | Erkläre die elektronische Identität (E-ID) für die Bevölkerung einer Gemeinde in einfacher Sprache und ohne technische Fachbegriffe. |
Die Antwort wird deutlich verständlicher ausfallen als ohne diese Vorgabe.
4. Format vorgeben
Oft hilft es, die gewünschte Struktur direkt zu nennen.
Beispiele:
– Antworte in Stichpunkten.
– Erstelle eine Tabelle.
– Schreibe einen Fachartikel mit Einleitung, Hauptteil und Fazit.
– Fasse die wichtigsten Punkte in fünf Bulletpoints zusammen.
Weitere mögliche Formate sind:
– Checklisten
– Projektpläne
– Präsentationsfolien
– FAQ-Listen
– Entscheidungsgrundlagen
– Protokollentwürfe
| Beispiel: | Erstelle eine Checkliste für die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems in einer Gemeindeverwaltung. |
Die Antwort wird dadurch sofort praktisch nutzbar.
5. Kritische Prüfung verlangen
KI-Systeme können Fehler machen oder Informationen unvollständig darstellen. Deshalb lohnt es sich, die KI ausdrücklich zu einer kritischen Betrachtung aufzufordern.
| Beispiel: | Analysiere die Vor- und Nachteile der Einführung eines digitalen Portals für die Einwohnerinnen und Einwohner. Weise auf Unsicherheiten, Risiken und mögliche Gegenargumente hin. |
Dadurch entstehen häufig ausgewogener und differenziertere Antworten.
Besonders hilfreich sind Formulierungen wie:
– Welche Risiken wurden bisher nicht berücksichtigt?
– Welche Gegenargumente könnten Kritiker vorbringen?
– Welche Annahmen liegen dieser Einschätzung zugrunde?
– Welche rechtlichen Fragen müssten zusätzlich geprüft werden?
Solche Ergänzungen fördern eine kritischere und oft realistischere Betrachtung.
Praktische Tipps für bessere Ergebnisse
Die KI eine Rolle übernehmen lassen
Eine bewährte Methode besteht darin, der KI eine bestimmte Rolle zuzuweisen.
Beispiele:
– Du bist Datenschutzbeauftragter einer kantonalen Verwaltung.
– Du bist Organisationsberater für Gemeinden.
– Du bist Kommunikationsexperte im öffentlichen Sektor.
Dadurch orientiert sich die Antwort stärker an der gewünschten Perspektive.
Schrittweise arbeiten
Komplexe Aufgaben sollten nicht in einem einzigen Prompt erledigt werden.
| Statt: | Erstelle ein vollständiges Konzept zur Digitalisierung unserer Verwaltung. |
| Besser: | 1. Ausgangslage analysieren 2. Handlungsfelder identifizieren 3. Prioritäten festlegen 4. Massnahmen entwickeln 5. Umsetzungsplan erstellen |
Die Ergebnisse werden dadurch meist deutlich besser.
Beispiele verlangen
Beispiele erhöhen den praktischen Nutzen erheblich.
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Beispiel:
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Nenne drei konkrete Beispiele aus Schweizer Gemeinden.
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Oder:
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Zeige anhand eines fiktiven Praxisfalls, wie dieser Prozess ablaufen könnte.
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Die Antwort überarbeiten lassen
Viele Nutzer vergessen, dass die KI ihre eigenen Antworten verbessern kann.
Beispiele:
– Vereinfache den Text.
– Formuliere den Bericht sachlicher.
– Kürze die Antwort auf eine Seite.
– Schreibe den Text für eine politische Behörde um.
Dadurch lässt sich die Qualität oft erheblich steigern.
Die Rolle von Rückfragen
Ein häufiger Fehler besteht darin, nach der ersten Antwort aufzuhören. KI funktioniert oft am besten als Dialog.
Beispiele für sinnvolle Nachfragen:
– Welche Annahmen liegen deiner Antwort zugrunde?
– Welche Alternativen gibt es?
– Wo könnten Fehler in deiner Analyse liegen?
– Kannst du die Antwort anhand konkreter Beispiele aus einer Schweizer Verwaltung erläutern?
– Welche Quellen oder Daten wären zur Überprüfung sinnvoll?
Durch solche Rückfragen wird die Qualität der Ergebnisse oft deutlich verbessert. Professionelle Anwender arbeiten häufig in mehreren Schritten. Sie betrachten die erste Antwort als Entwurf und entwickeln diese anschliessend weiter.
Ein möglicher Dialog könnte so aussehen:
1. Erste Analyse erstellen lassen.
2. Risiken ergänzen lassen.
3. Handlungsempfehlungen formulieren lassen.
4. Die Empfehlungen priorisieren lassen.
5. Die Ergebnisse für die Verwaltungsleitung zusammenfassen lassen.
Auf diese Weise entsteht schrittweise ein deutlich hochwertigeres Resultat.
Typische Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung
KI kann in vielen Bereichen unterstützen.
Recherche und Informationsaufbereitung
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Beispiel:
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Fasse die wichtigsten Entwicklungen im Bereich Smart City für Schweizer Gemeinden zusammen.
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Vorbereitung von Sitzungen
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Beispiel:
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Erstelle eine Traktandenliste für eine Sitzung zur Einführung eines digitalen Einwohnerportals.
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Kommunikation
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Beispiel:
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Formuliere eine Medienmitteilung zur Einführung eines neuen Online-Schalters.
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Projektmanagement
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Beispiel:
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Erstelle einen Projektstrukturplan für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems.
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Wissensvermittlung
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Beispiel:
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Erkläre den Mitarbeitenden die wichtigsten Datenschutzregeln in verständlicher Sprache.
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Was KI nicht leisten kann
Trotz grosser Fortschritte ist KI nicht unfehlbar.
Zu den wichtigsten Einschränkungen gehören:
– KI kann falsche Informationen erzeugen.
– Sie kann Zusammenhänge missverstehen.
– Sie besitzt kein eigenes Fachwissen im menschlichen Sinn.
– Sie kann Quellen teilweise ungenau wiedergeben.
– Sie ersetzt keine Fachpersonen in rechtlichen, medizinischen oder finanziellen Fragen.
– Sie kann keine verbindlichen Auskünfte zu Gesetzen, Verordnungen oder behördlichen
Weisungen erteilen.
Deshalb sollten wichtige Informationen stets überprüft werden. Dies gilt insbesondere im öffentlichen Dienst, wo Entscheidungen häufig rechtliche, politische oder gesellschaftliche Auswirkungen haben.
Besondere Vorsicht ist geboten bei:
– Gesetzesauslegungen
– Datenschutzfragen
– Personalrecht
– Beschaffungsverfahren
– Finanzentscheiden
– politischen Fragestellungen
KI kann wertvolle Hinweise liefern, die Verantwortung für Entscheidungen bleibt jedoch immer beim Menschen.
Ein universelles Prompt-Schema
Für viele Anwendungsfälle eignet sich folgende Struktur:
| Rolle: | Du bist Experte für [Thema]. |
| Aufgabe: | [Was soll erledigt werden?] |
| Kontext: | [Hintergrundinformationen] |
| Zielgruppe: | [Für wen ist die Antwort gedacht?] |
| Format: | [Tabelle, Liste, Artikel usw.] |
| Besondere Anforderungen: | [kritisch prüfen, Vor- und Nachteile nennen, Quellen erwähnen usw.] |
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Beispiel:
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Du bist Experte für öffentliche Verwaltung und digitale Transformation. Analysiere die Chancen und Risiken der Einführung eines digitalen Schalterdienstes in einer mittelgrossen Schweizer Gemeinde. Die Antwort soll für die Verwaltungsleitung verständlich sein, maximal 800 Wörter umfassen und Chancen, Risiken sowie Handlungsempfehlungen enthalten.
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Ein weiteres Beispiel:
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Du bist Organisationsberater für Gemeinden. Erstelle einen Massnahmenplan zur Verbesserung der digitalen Dienstleistungen einer Gemeinde mit 15’000 Einwohnern. Berücksichtige Budgetbeschränkungen, Datenschutzanforderungen und die Bedürfnisse älterer Bevölkerungsgruppen. Stelle die Ergebnisse in einer priorisierten Tabelle dar.
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Dieses Schema eignet sich für die meisten beruflichen Fragestellungen und kann beliebig erweitert werden.
Zehn schnelle Prompting-Tipps
– Formuliere das Ziel möglichst konkret.
– Liefere ausreichend Kontext.
– Definiere die Zielgruppe.
– Gib das gewünschte Format vor.
– Weise auf wichtige Rahmenbedingungen hin.
– Verlange eine kritische Betrachtung.
– Bitte um Beispiele aus der Praxis.
– Nutze Rückfragen zur Vertiefung.
– Lass Antworten überarbeiten und optimieren.
– Prüfe wichtige Informationen immer selbst.
Fazit
Die Qualität der Antworten einer KI hängt wesentlich von der Qualität der Fragen ab. Gute Prompts sind klar, präzise und enthalten ausreichend Kontext. Wer Ziel, Zielgruppe und gewünschtes Format definiert sowie kritische Rückfragen stellt, erhält deutlich bessere Ergebnisse.
Gerade für Mitarbeitende in der öffentlichen Verwaltung kann KI eine wertvolle Unterstützung sein – etwa bei Recherchen, der Aufbereitung von Informationen oder der Entwicklung von Entscheidungsgrundlagen. Gleichzeitig bleibt die Verantwortung für die fachliche Prüfung und die korrekte Anwendung von Gesetzen und Vorschriften stets beim Menschen.
Wer KI erfolgreich einsetzen möchte, sollte sie nicht als magische Wissensmaschine betrachten, sondern als leistungsfähigen digitalen Assistenten. Die besten Ergebnisse entstehen dort, wo menschliches Fachwissen, kritisches Denken und gutes Prompting zusammenkommen.KI ist damit weniger eine Suchmaschine als vielmehr ein Gesprächspartner, dessen Leistungsfähigkeit durch präzise Anweisungen gesteuert wird. Die Kunst des Promptings besteht nicht darin, möglichst komplizierte Fragen zu formulieren, sondern möglichst klare.