Tipps und Tricks für Ordnung am Arbeitsplatz

Um dem mehr oder weniger grossen Chaos am Arbeitsplatz und insbesondere auf dem Schreibtisch Herr zu werden, gibt es unterschiedliche Strategien. Wichtig ist für ihre Wirksamkeit, dass diejenige gesucht wird, die am Besten zur eigenen Persönlichkeit passt. Wer glaubt, mit einem gewissen Mass an Chaos kreativer zu sein, hat gewiss die geringeren Anforderungen an ein Ordnungssystem als ein Ordnungsfanatiker. Nachfolgend einige Tipps, wie es besser funktioniert:

• Termine und Aufgaben werden in einer Agenda notiert, am besten in einer elektronischen. Letztere sind flexibler zu handhaben und einfacher zu teilen. Ausserdem können die Daten einfacher gesichert werden.
• Ein festes Ablagesystem hilft, die Papierflut zu bewältigen. Seien es Ordner, Hängeregister, Ablagefächer – es muss den persönlichen Bedürfnissen entsprechen und sinnvoll beschriftet sein.
• Dasselbe gilt für elektronische Dateien und E-Mails: ein gut organisiertes Ablagesystem ist notwendig, um die Übersicht nicht zu verlieren. Wichtig ist eine sinnvolle Beschriftung der Dokumente und eine Ordnerstruktur, die einfach zu handhaben ist.
• Ein Planer anstelle von zahlreichen Post-It-Zetteln sammelt alle wichtigen Informationen und sieht ordentlicher aus.
• Was man täglich benötigt, sollte in Reichweite verstaut werden, alles andere in ein Regal oder eine Schublade. Gegenstände werden nach der Benutzung wieder dorthin zurückgelegt.
• Was nicht mehr gebraucht wird, fliegt in den Müll.
• To do-Listen anlegen: sie helfen, die anfallenden Arbeiten nach Prioritäten zu gliedern. Zudem ist jedes Durchstreichen oder Abhaken einer Arbeit ein kleines Erfolgserlebnis.
• Am Ende des Arbeitstages wird der Schreibtisch aufgeräumt. So kann der Arbeitstag auch gedanklich abgeschlossen werden.
• E-Mails: Noch zu erledigende E-Mails werden markiert, erledigte in einen Ordner oder in den Papierkorb verschoben.

Für eine gute Ordnung am Arbeitsplatz müssen nicht alle Punkte akribisch eingehalten werden. Wichtig ist, für sich ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem konzentriertes und effizientes Arbeiten möglich ist und in dem bei Abwesenheiten auch Kollegen Unterlagen finden können.

Privates auf dem Schreibtisch

Und wie sieht es aus mit privaten Dekorationsartikeln auf dem Schreibtisch? Bis zu welchem Grad ein Schreibtisch mit Fotos, Postkarten oder Glücksbringern dekoriert werden darf, ist davon abhängig, ob ein Kundenkontakt am eigenen Arbeitsplatz stattfindet. Ist dies der Fall, ist es denkbar, dass die Arbeitgeberseite Richtlinien erlässt und eine persönliche Gestaltung nicht oder nur in sehr zurückhaltendem Mass erlaubt.
Für alle anderen ist es empfehlenswert, einen Mittelweg zu wählen. Fotos oder persönliche Gegenstände können motivierend sein, sie dürfen jedoch nicht dazu führen, dass sich Arbeitnehmende ablenken lassen. Ausserdem soll der Arbeitsplatz nicht einem Wohnzimmer ähneln