Das klingt sehr abwechslungsreich.
Ja, auf jeden Fall, aber nicht nur. Ein weiterer typischer Arbeitstag wird vom Versand der Sitzungsunterlagen an die Ratsmitglieder bestimmt. Jeweils am Freitag, also eigentlich fast jeden Freitag, werden den Parlamentariern alle Unterlagen per Post zugestellt. Das bedeutet, 45 Couverts zu packen und zu versenden, da bei uns noch das Meiste auf Papier ausgedruckt wird; 3 Personen arbeiten jedoch papierlos, also tatsächlich nur mit ihren Tablets.
Wird die Verwendung von elektronischen Unterlagen von der Stadtverwaltung gefördert?
Es gibt ein Extranet für die Parlamentarier, auf welchem wir alle Daten elektronisch zur Verfügung stellen. Eine Verbesserung des Tools würde ich aber sehr begrüssen. Die Stadt stellt auch keine Tablets zur Verfügung. Es ist aber geplant, die gesamte Verwaltung auf ein neues System umzustellen, welches auch eine optimalere Lösung für die Parlamentarier in Aussicht stellt.
Ich habe die Hoffnung, dass man dann mit weniger Papier arbeiten kann. Zu beachten ist dabei natürlich auch immer die Datensicherheit. Voraussetzung für papierloses Arbeiten ist natürlich, dass die Parlamentarier bereit sind, auf eine elektronische Lösung umzusteigen.
Werden für die Parlamentarier alle Dokumente ausgedruckt und kopiert?
Nein, ergänzende Dokumente wie zum Beispiel sehr grosse Pläne zu Berichten und ergänzende Akten sind bereits heute nur elektronisch auf dem Extranet aufgeschaltet. Es ist jedoch immer möglich, diese bei mir im Büro einzusehen.
Was gefällt Ihnen an Ihrem Beruf?
Das Vielseitige. Wie bereits gesagt, es gibt keinen typischen Arbeitstag, jeder Tag ist anders und man weiss morgens nicht genau, was einen erwartet.
Ich schätze es auch sehr, dass ich selbständig arbeiten kann. Ich muss natürlich meine Termine einhalten, aber wie ich das tue, ist mir überlassen. Es muss am Sitzungstag einfach alles bereit sein. Diese Tage sind auch in meinem Terminkalender fix. Schön ist auch, dass ich keine fixen Bürozeiten habe. In strengen Zeiten, wenn ganztägige Sitzungen stattfinden, ist ein 12 Stunden-Tag üblich, deshalb kann ich an einem ruhigeren Tag auch mal ohne schlechtes Gewissen weniger arbeiten. Es braucht allerdings manchmal etwas Mut, diese Freiheit in der Arbeitszeitgestaltung auch umzusetzen.
Mir gefällt auch, dass ich viel mit Menschen zu tun habe. Ich habe einen engen Kontakt zu den Mitarbeitenden in der Verwaltung, aber auch zu den Parlamentariern und den Medienschaffenden.
Wie werden Sie von der Bevölkerung wahrgenommen?
Ich denke, ich als Person werde von der Bevölkerung nicht wirklich wahrgenommen. Die Dokumente sind einfach auf der Website verfügbar. Meine Person wird wohl nur wahrgenommen, wenn jemand eine Frage hat oder mich kontaktiert um zu fragen, wann welches Geschäft im Rat behandelt wird. Wenn mal etwas nicht fristgerecht oder falsch publiziert werden würde, dann würde dies wohl schon auffallen…
Sie müssen sehr präzise und fristgerecht arbeiten?
Ja, das ist so. An die fixen Termine und Sitzungsdaten ist man gebunden. Gewisse Arbeiten kann man auch nicht gut vorbereiten. Manchmal ist ein Geschäft erst kurzfristig bereit oder es gibt Geschäfte, die plötzlich schneller erledigt werden müssen als ursprünglich geplant und noch kurzfristig in eine Sitzung eingeschoben werden müssen. Ohne ein gewisses Organisationstalent wäre man hier wohl an der falschen Stelle. Wir führen eine Liste, um die Geschäfte zu planen, aber es kommt natürlich vor, dass Geschäfte verschoben werden und die Sitzungen dann überladen wären. Es ist dann auch meine Aufgabe, diese Überlastungen rechtzeitig zu erkennen und abzuklären, was verschoben werden kann.