Zeit ist eine kostbare Ressource, gerade bei der Arbeit. Doch nichts wird von Unternehmen so leichtfertig vergeudet wie Arbeitszeit. Dabei würde ein gutes Zeitmanagment vor Leistungsdruck schützen. 

Rückblickend wirkt das Arbeitsleben, das wir vor 30 Jahren führten, wie ein Film in Slowmotion. Briefe wurden auf Maschinen getippt, die ausschliesslich für das Schreiben gedacht waren, in Kuverts gesteckt und abends vom Hausdienst zur Post gebracht. Nach zwei Tagen war der Brief zugestellt. Auf eine schriftliche Antwort wartete man auch mal wochenlang. Heute schreiben wir in einem Bruchteil dieser Zeit eine Vielzahl an Anfragen, Mitteilungen und Informationen auf unseren Computern.

Die modernen Geräte und neuen Medien erlauben uns, Raum und Zeit zu überlisten, Distanzen zu ignorieren, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Wir sparen Zeit, wie wir es uns nie hätten träumen lassen. Eigentlich müssten wir mehr freie Zeit haben, ja es müsste uns langweilig sein. Dem ist nicht so. Im Gegenteil, wir fühlen uns gehetzt. Warum bloss?

Die neuen Medien und die Digitalisierung haben nicht nur viele Arbeitserleichterungen und Annehmlichkeiten mit sich gebracht, sondern auch eine Beschleunigung und einen erhöhten Leistungsdruck. Weil schneller gearbeitet werden kann, ist die Anzahl Aufgaben pro Zeiteinheit erhöht worden. Die Arbeit ist gewissermassen verdichtet worden. Und die Globalisierung macht Druck auf die Unternehmen. Sie müssen Erneuerungen und Entwicklungen rasch umsetzen, um mit der Konkurrenz Schritt zu halten. Dementsprechend ist der Leistungsdruck auch bei den Angestellten gestiegen.

Firmen verschwenden Zeit

Und wir arbeiten heute anders, erklärt Martin Kleinmann, Professor für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Zürich: «Früher haben Vorgesetzte über die Köpfe ihrer Angestellten hinweg Entscheide gefällt. Heute sind die Hierarchien flacher.» Woche für Woche werden Mitarbeitende an Sitzungen gebeten. Demokratisch werden sie in Entscheidungsprozesse miteinbezogen – auch da, wo es nicht unbedingt nötig wäre.

Die Unternehmensberatung Bain & Company zeigt in einer Studie (2014) auf, dass Firmen Zeit verschwenden wie keine andere Ressource. Die wenigsten Unternehmen haben überhaupt Zeitmanagement-Strukturen, die es ermöglichen, zu erfassen, womit die Angestellten ihre Zeit verbringen.

So benötigen Mitarbeitende im Schnitt ganze 15 Prozent ihrer Arbeitszeit für Meetings. Und nicht nur das. Zusätzlich müssen täglich unzählige Mails gelesen und bearbeitet werden, da bleibt für die eigentliche Kernarbeit oft nicht mehr viel Zeit übrig. Manager erhalten jährlich bis zu 30 000 Mails – in den 1970er-Jahren waren es gerade mal 1000 Briefe, die beantwortet werden mussten. Wie kam es zu dieser Entwicklung?

Modern Times

Martin Kleinmann verweist auf den Ingenieur und Arbeitswissenschaftler Frederick Taylor. Dieser entwickelte eine Methode zur Produktivitätssteigerung, bei der die Zeit optimal genutzt und dadurch ein Maximum an Effizienz erzielt wird. So wurde der Arbeiter am Fliessband zum Rädchen im System – welches Charlie Chaplin im legendären Film «Modern Times» aufs Genaueste persiflierte.

Mit seinem Ansatz gelang es Taylor, die Arbeitstätigkeit zu beschleunigen, indem er den Handlungsspielraum des Arbeiters, dessen Entscheidungsfreiheit sowie die soziale Interaktion auf das nötige Minimum beschränkte. In der heutigen Informationsgesellschaft ist das anders. Wir sind oft frei, wie wir unsere Arbeit gestalten. «Das bedeutet aber auch mehr Selbst- und mehr Zeitmanagement», sagt Martin Kleinmann. Unsere Arbeit ist vielfältig, wir sprechen uns mit unseren Arbeitskollegen ab, wir müssen selber entscheiden, wann und in welcher Reihenfolge wir welche Aufgabe erledigen. Diese Selbstverantwortung, die Organisation und Zeiteinteilung braucht wiederum Zeit und Energie.

Häufiger gestresst

Tatsächlich ist es ein Teufelskreis. Der Teufelskreis des Rasierapparats, wie es der Ökonom Nicholas Georgescu-Roegen nannte: «Ich rasiere mich schneller, damit ich mehr Zeit habe, eine Maschine zu erfinden, mit der ich mich schneller rasieren kann, damit ich noch mehr Zeit habe.»

Martin Kleinmann verweist auf eine alarmierende Untersuchung des Staatssekretariats für Wirtschaft Seco, die einen starken Anstieg an Erschöpfungszuständen bei Arbeitsnehmern aufzeigt. Die U

mfrage besagt, dass sich im Jahr 2000 noch rund ein Viertel häufig oder sehr häufig gestresst fühlte. Zehn Jahre später – nach Einführung des Smartphones – ist es bereits jede dritte Person, die unter Stress leidet. Die psychischen Erkrankungen nehmen entsprechend stark zu. Meist sind solche langwierig und entsprechend teuer.