Meeting

Zeitfresser Sitzungen?

Sitzungen effizient gestalten

Unergiebige Sitzungen mit langwierigen Diskussionen vernichten wertvolle Arbeitszeit, welche die Teilnehmenden lieber für die Erledigung ihrer Pendenzen nutzen würden. Für eine effiziente Sitzung mit guten Resultaten ist eine gute Führung notwendig – hierfür gibt es einige Punkte zu beachten.

Langwierige Sitzungen mit endlosen Diskussionen und Wiederholungen sind ermüdend, für alle Teilnehmenden frustrierend und führen dazu, dass die in dieser Zeit liegengebliebene Arbeit nachgeholt werden muss, allenfalls durch die Leistung von Überstunden. Die Folge ist, dass Mitarbeitende versuchen, solche Sitzung zu vermeiden oder sich Ersatzbeschäftigungen wie bilaterale Unterhaltungen mit dem Sitznachbar, kreative Zeichnungen auf den Sitzungsunterlagen oder scheinbar wichtige Telefonate ausserhalb des Sitzungsraums hingeben. Das ist insbesondere deshalb schade, weil gute Sitzungen sehr konstruktiv sein und zu einem guten Arbeitsergebnis beitragen können.

Gute Vorbereitung

Je besser vorbereitet ein Meeting ist, desto nützlicher ist eine Sitzung und desto effizienter können die Geschäfte abgearbeitet werden. Wichtig ist, sich im Vorfeld genau zu überlegen, wer eingeladen werden soll, denn Sitzungen werden ineffizient sobald Teilnehmer dabei sind, die nichts zu sagen haben.

Grob gesagt können hinsichtlich der Vorbereitung und Durchführung zwei Arten von Sitzungen unterschieden werden.

  • Experten raten, Informations- und Beschlussfassungssitzungen möglichst straff zu führen. Notwendig ist hierfür eine seriöse Vorbereitung – sowohl der Teilnehmer als auch des Sitzungsleiters – sowie fixe Zeitfenster für die festgelegten Traktanden. Entscheidungsgrundlagen müssen im Voraus zugestellt und Lösungsansätze allenfalls bereits vorgeschlagen werden. Mit einer seriösen Vorbereitung werden die Grundlagen für konstruktive und lösungsorientierte Diskussionen und Entscheide geschaffen.
  • Sitzungen, deren Ziel die Entwicklung neuer Ideen oder Visionen ist, benötigen mehr Freiraum. Die Sitzung kann oft aufgrund der noch offenen Ausgangslage weniger minutiös vorbereitet werden; denkbare Hilfsmittel sind für solche Sitzungen kreativere Lösungen wie zum Beispiel Flipcharts oder provokative Aussagen.

Sitzungsleitung als entscheidender Faktor

Entscheidender Faktor für eine effiziente Sitzung ist die Sitzungsleitung. Er oder sie hat es in der Hand, bilaterale Gespräche unter Teilnehmenden zu unterbrechen oder ausufernde Schwätzer mittels Entzug des Blickkontakts darauf aufmerksam zu machen, dass genug geredet ist. Wirkt dies nicht, ist auch eine Unterbrechung erlaubt. Natürlich dürfen auch straff geführte Sitzungen Platz bieten für Humor oder ironische Bemerkungen. Sie lockern die Sitzung auf und sorgen für eine gute Atmosphäre unter den Sitzungsteilnehmenden.

Doch was tun, wenn der Sitzungsleiter oder die Sitzungsleiterin selbst zu ausufernden Reden neigt? Die Experten geben zu, dass in solchen Fällen der Einfluss beschränkt ist, da es sich bei der Sitzungsleitung meist um Vorgesetzte handelt. Ein nützlicher Trick für Sitzungsteilnehmende ist, bereits zu Beginn des Meetings anzukündigen, dass er oder sie nach Ablauf der angekündigten Sitzungsdauer gehen muss, weil ein Folgetermin ansteht.

Ein weiteres Hindernis für den Arbeitsprozess sind Personen, die ihre Aufgaben nicht erledigen. In solchen Fällen raten die Experten dem Sitzungsprotokoll eine Pendenzenliste anzuhängen; wird etwas nicht erledigt, bleibt es auch nach der nächsten Sitzung auf der Pendenzenliste stehen – so wird der Säumige auf sanfte Art an seine Pendenz erinnert.

Erfolgreiche Sitzungen

Um eine erfolgreiche und effiziente Sitzung mit zufriedenen Teilnehmenden durchzuführen, ist es somit hilfreich, die folgenden Punkte zu beachten:

  • Den einzelnen Traktanden möglichst genaue Zeitfenster zuordnen. Die angekündigte Sitzungsdauer nach Möglichkeit einhalten.
  • Ist die Zeit knapp, das Wichtigste zuerst besprechen.
  • Nur betroffene oder entscheidungsbefugte Personen einladen. Allenfalls für einzelne Traktanden weitere Personen beiziehen.
  • Bei sehr kurzen Sitzungen (Tagesrapport) andere Form wählen («Stehung»).
  • Konkrete Entscheidungen und Beschlüsse herbeiführen, sofern möglich. Diese protokollieren und ihr Umsetzung kontrollieren.
  • Sitzungsleitung an andere Teilnehmende delegieren; das bringt Abwechslung und lässt neue Talente entdecken.
  • Regeln für Sitzungen gemeinsam definieren.
  • Notwendigkeit einer Sitzung im Vorfeld überprüfen. Wenn kein Bedarf besteht, Termin absagen.

Viel Erfolg!

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